France

keyrus CDI

Office Manager H/F (Lyon)

  • #Fonctions Support

Description du poste

  • Votre périmètre comprend toutes les tâches relevant des services généraux nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, la veille à la sécurité des locaux, la mise en œuvre des nouveaux matériels et équipements du parc, le respect des règles d’usages et des consignes de sécurité. Vous supervisez également les déplacements des collaborateurs et pilotez l’activité des chargées d’accueil sur différents sites régionaux
  • Vous assistez le service Achats  pour ce qui est de la qualification et gestion des demandes d’achats, du traitements et suivi de commandes et de leurs livraisons/réceptions sur l’ensemble des régions, et assurez des échanges réguliers avec  les prestataires extérieurs de l’entreprise pour une gestion efficace de la relation fournisseurs
  • Vous jouez également un rôle important dans la gestion de la flotte automobile de Keyrus en France, incluant la relation avec les loueurs et autres services tiers. gérez toutes les tâches relevant de l’assistanat de direction.

 

Missions principales

Services généraux :

  • Gestion et supervision de la maintenance du parc des Services Généraux (Mobiliers, clefs et organigrammes, badges, fournitures…)
  • Veiller au rangement, à la propreté et au bon fonctionnement des différents matériels du parc SG et des locaux.
  • Gestion des fournisseurs régionaux des SG (Identification, mise en place d’appel d’offre et négociation des devis, relation et suivi)
  • Organisation  des espaces (Space planning) et des emménagements/déménagements
  • Suivi et contrôle des prestations  (travaux, nettoyage et interventions diverses)
  • Organisation et gestion de la logistique et des livraisons (Courrier, transporteurs, coursiers…)
  • Maintien de la sécurité des locaux, bureaux et installations (Accès, Accueil, Incendie, vidéosurveillance,…) et respect des protocoles sanitaires (Covid-19)
  • Conformité technologique et règlementaire des différents sites et de leurs équipements
  • Suivi des engagements de dépenses et de la facturation pour les SG (Outil P2P)
  • Management et pilotage de la chargée d’accueil

Achats :

  • Administration de la plateforme P2P d’achats de Keyrus pour une distribution rapide et une gestion et un suivi quotidien et efficace des demandes d’achats et du traitement des commandes réalisés par les différentes BU de Keyrus à niveau régional
  • Gestion des relations fournisseurs en cas de litiges mineurs (retards de livraison, erreurs de facturation, demandes de documents…).
  • Evaluation de la relation fournisseurs au travers d’un scoring annuel, mise à jour des bases d’informations fournisseurs et édition des reporting d’activités fournisseurs

Parc automobile :

  • Gestion des commandes (réception et restitutions des véhicules)
  • Respect et application de la Car Policy
  • Assistance des collaborateurs en intermédiation Loueur-Entreprise
  • Assurer le suivi/ les reporting et la gestion quotidienne de la flotte

 

Profil recherché

Vous avez une expérience de la fonction d’au moins 3 ans indispensable, dans un role d’office manager.

Une maitrise des processus P2P avec une expérience probante au sein d’un service Achats ou en étroite relation avec un service Achats serait appréciée.  Une expérience en gestion de parc automobile serait également un plus.

Polyvalence, méthode, organisation, rigueur, anticipation, autonomie, réactivité, bon sens relationnel et très bonne maîtrise de la langue française sont autant de qualités nécessaires pour réussir à ce poste !

Bonne maitrise de la Suite Microsoft Office indispensable (notamment Excel et PPT). Une bonne maitrise de l’anglais écrit et oral sera un plus.

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