24.10.17

Expert Opinion

Agilidad organizada y controlada atendiendo a las necesidades de proyectos de precio fijo

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Christophe Pouly | Director técnico de Digital  Commerce 
Michel Mariën | Director Gerente de Digital Commerce
 

Cuando un proveedor de servicios está inmerso en un proyecto de "precio fijo", por lo general se hace de esa manera con el objetivo de controlar el presupuesto inicial y mantener un preciso calendario de entrega al mismo tiempo que un alcance de características claramente identificadas. En contraste, el "enfoque ágil"(en lugar del “método ágil”), implica el razonamiento en términos de “gestión de producto” y no de “gestión de proyectos”.

¿Sería posible entonces, llevar a cabo un proyecto ágil con precio fijo de forma exitosa?

Desde hace varios años, la agilidad ha tomado ventaja y ha ido eliminando gradualmente otros métodos, como el famoso modelo-V desde 1980. Sin embargo, el enfoque ágil, su filosofía, espíritu e incluso su movimiento implican un verdadero cambio de cultura y razonamiento que en ocasiones los protagonistas del proyecto olvidan. De hecho, se puede decir que la agilidad favorece la colaboración con el cliente en lugar de ser un mero contrato, un software operativo en lugar de documentación precisa y extensa, y adaptarse a los cambios en lugar de apegarse a un plan totalmente detallado y con fechas fijas.

¿Bien, entonces? ¿Es la agilidad para todos?

Es perfectamente factible que una persona maneje la organización de su boda en Scrum, usando unos cuantos post-it en casa. De manera similar, una asociación de golf puede configurar su sitio web siguiendo un enfoque idéntico.

Un editor de software o un departamento de I+D, también pueden encontrar más fácil aplicar los principios de agilidad, ya que la noción de un contrato de precio fijo no existe para ellos o si lo hace, es mucho más flexible.

Sin embargo, en cuanto a un cliente en un ámbito de estar manejando de 300 a 1200 páginas de especificaciones de valor, y quien elige el proveedor de servicios en modo-offshore más barato, tendrá mayor dificultad para seguir los conceptos ágiles.

¡No sería la mejor opción en ninguno de los casos! Sin embargo, es posible, por supuesto, si todo el mundo está preparado para aceptar algunos cambios en la forma en la que ven el éxito de un proyecto, ya sea el cliente, que tendrá que involucrarse durante todo el proyecto, o el proveedor de servicios, que necesitará equiparse eficazmente con herramientas apropiadas para asegurar que los procesos sean lo más fluidos posible.

Sí, todo el mundo puede volverse ágil pero con diferentes grados y niveles de integración.

¿Está el cliente forzado a abandonar la idea de un presupuesto fijo?

El cliente debe, sobre todo, ser consciente de que está en el centro de su proyecto, que el proveedor de servicios ya no es un subcontratista sino un socio, y que los riesgos son compartidos. Cuando el cliente desea realizar un cambio, debe conocer y aceptar los efectos que ese cambio puede tener de forma potencial no sólo en el ámbito de aplicación, sino también en el calendario e incluso en el presupuesto. Puede parecer obvio cuando se presenta fuera del contexto de un proyecto, pero cuando se planea el coste y se planifican 10 características, cambiar los requisitos a medias del proyecto, y terminar eligiendo tener 15 características, inevitablemente tiene un impacto en alguna parte del plan. El enfoque ágil no arranca de raíz este tipo de impactos, pero sí que ofrece posibilidades para tenerlos en cuenta.

Hay que tener cuidado con las ideas preconcebidas sobre la agilidad:

  • En un proyecto ágil no hay especificaciones ni procesos.
  • Los proyectos ágiles son difíciles de mantener debido a la falta de documentación.
  • El enfoque ágil se limita a “pequeños” proyectos gracias a la agilidad del proyecto, el cliente puede cambiar de opinión o hacer modificaciones todo el tiempo.

En este modo de precio fijo, es deber del proveedor de servicios asegurar que el cliente no tenga estas ideas preconcebidas, ya que de otro modo, si hubiera dificultades con el proyecto, el impacto sería catastrófico.

Para Keyrus digital, trabajar estrechamente con el cliente es la manera en la que se puede elaborar una “cartera de productos” antes de comenzar con el proyecto (alcance y/o fase “Sprint 0”).

A menudo, esta fase tan corta, en la que se define y valida el "ámbito de alto nivel", se emprende, de hecho, sobre una base de tiempo y materiales con duración de 3 a 4 semanas.

Eso permite que el cliente ya incorpore algunos cambios gracias al asesoramiento proporcionado por los expertos técnicos y funcionales de Keyrus digital. La "cartera de productos" se evalúa y se compara con la estimación del coste inicial realizado durante la fase de pre-venta.

Si el cliente no tiene apalancamiento financiero, para mantener al presupuesto inicial, el alcance puede ser revisado retirando algunas características de menor prioridad (Nota del editor: gracias a las iteraciones que forman parte del enfoque ágil, este es también el caso cuando se establece la “Cartera de productos Sprint”

El equipo entero puede entonces comprometerse al proyecto en el modo de precio fijo, mientras que al mismo tiempo sigue siendo ágil. 
El contrato ya no se refiere a los términos de referencia, sino a una "cartera de productos" establecida y validada por todos los involucrados. Todos se sienten de esta manera responsables.

¿Y el proveedor de servicios? ¿Cómo gestiona el producto del proyecto? 
El enfoque ágil está, de hecho, orientado más hacia el producto que hacia el proyecto, pero también favorece al elemento humano más que las herramientas y procesos. ¿Puede adaptarse este a un proyecto de precio fijo? ¿Qué equipo se debe reunir para trabajar de acuerdo a un enfoque ágil?

En el momento en que se lanza el proyecto, la transparencia y la confianza son dos aspectos fundamentales dentro del equipo. La comunicación entre analistas y desarrolladores es, por supuesto, esencial para garantizar la coherencia entre lo que se ha solicitado y lo que se está llevando a cabo. El Scrum Master también está ahí para apoyar a todos los miembros del equipo y ayudarles a alcanzar sus objetivos.

Por lo tanto, todas las herramientas y procesos deben ser claros, simples, fluidos y rápidamente eficaces, para no obstaculizar a los individuos y las interacciones entre ellos en el proyecto. Todo debe encajar de forma natural para optimizar los intercambios entre individuos y proporcionar la solución a las limitaciones a las que se enfrenta el proyecto, como el hecho mismo de que se está llevando a cabo sobre la base de un compromiso a un precio fijo.

Integración continua, trabajo remoto u offshore, compartir el repositorio documental, monitorización de campañas de prueba, presentación del "Sprint Planning" y "Sprint logs", automatización de pruebas de integración y análisis de código. En Keyrus Digital, cada elección de herramientas e implementación de un proceso se ha considerado a largo plazo para que tenga cabida intuitiva y ergonómicamente en proyectos ágiles de precio fijo.

¿Realmente funciona?

Ciertamente, eso está muy bien sobre el papel. Pero siempre puede haber una característica que resulta ser más compleja de lo que se pensaba y que descarrila el proyecto un poco, o cosas que suben inesperadamente en el último minuto y hacen que parte de la arquitectura tenga que ser revisada. Y dentro de un proyecto de precio fijo, la gestión de los riesgos siempre requiere plena atención y movilización.

El enfoque ágil no resuelve todos los problemas. Pensar que lo hace sería un error. Sin embargo, propone soluciones para evitarlos o gestionarlos con mayor eficacia. Es sobre todo gracias a su cuerpo de equipos experimentados, herramientas intuitivas, y procesos que ofrecen estructura y tranquilidad, que el enfoque ágil permite organizar y controlar los proyectos de precio fijo de manera más eficaz.

Estos son algunos de los principios que están detrás de un enfoque ágil organizado y controlado:

  • Satisface al cliente con entregas regulares y programadas pero no descarta las entregas intermedias.
  • ¿Aceptar cambios de última hora? Sí, pero sólo los cambios que son justificados y necesarios. Hay que saber cuándo decir no, y no ceder a todas las peticiones del cliente.
  • Planificar una estabilización "Short Sprint" al final del proyecto, pero también a medias de proyecto, para evitar las anomalías acumuladas, porque la agilidad no impide que los bugs fortalezcan la excelencia técnica integrando herramientas como SonarQube o selenio que permitan la calidad de entregas a mejorar.
  • Mediante auditorías internas, se comprueba periódicamente que las herramientas y los flujos de trabajo se utilizan y se siguen correctamente. Un gestor de proyectos técnico o el Scrum Master es responsable, por ejemplo, de la consistencia de los cuadros de mando de Jira Agile.
  • Implementar los KPI apropiados para aumentar la conciencia de los desarrolladores sobre la tasa de comentarios de los usuarios que necesitan correcciones o trabajo adicional.

Sobre los autores

Christophe Pouly es director técnico de Digital Commerce dentro del Grupo Keyrus. Cuenta con más de 17 años de experiencia en consultoría de proyectos, experiencia y gestión en diversos campos como comercio electrónico, nuevas tecnologías e ingeniería de software. Durante los últimos 6 años, con Keyrus Digital, ha integrado enfoques "ágiles" en todos los proyectos, especialmente mediante la implementación de herramientas y procesos adaptados a las necesidades de los clientes y equipos.

Michel Mariën es director general del centro de competencia de comercio digital del Grupo Keyrus. Es responsable de la unidad de negocio de comercio digital francés y tunecino, así como de desarrollar los centros de habilidades de comercio digital de Keyrus en todo el mundo. Con más de 15 años de experiencia en proyectos de comercio conectados, emprendidos en una variedad de sectores empresariales y con numerosos clientes, incluyendo tanto a las operaciones locales como a otras con un alcance global, Michel es capaz de afrontar cualquier reto para sacar el máximo provecho de su potencial.